Webinar là gì? Làm sao để tổ chức một buổi Webinar hiệu quả?

Hiện nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp, tổ chức giáo dục lựa chọn webinar như một hình thức giao tiếp, chia sẻ kiến thức một cách nhanh chóng và tiện lợi. Vậy webinar là gì? Tại sao nó trở thành một công vụ quan trọng để kết nối, lan tỏa giá trị trong việc xây dựng thương hiệu cá nhân hay tổ chức.

1. Giới thiệu Webinar là gì ?

Webinar là gì? Webinar (viết tắt của “Web Seminar”) là một hình thức hội thảo trực tuyến. Webinar là một hình thức cho phép mọi người kết nối, tương tác với nhau từ xa để tham gia các cuộc họp online, sự kiện, buổi đào tạo, hội nghị trực tuyến hoặc quảng bá sản phẩm/dịch vụ.

Webinar thường được tổ chức trên các nền tảng phổ biến như (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet,…), điều này có thể giúp người tham dự có thể tham gia bất kỳ đâu, chỉ cần có thiết bị kết nối internet. Khác với các buổi workshop hay pitching , Webinar sẽ mang tính tương tác cao hơn, người tham dự có thể đặt câu hỏi, thảo luận trực tiếp với diễn giả và người tham dự khác theo thời gian thực.

 Lợi ích khi sử dụng Webinar

Các tính năng webinar mang lại:

• Truyền phát video trực tuyến: Cho phép người dùng tổ chức sự kiện trực truyến, chia sẻ nội dung với khán giả. Người tham sự có thể  đặt câu hỏi, thảo luận và phản hồi trực tiếp. Việc này giúp tạo ra một không gian giao tiếp năng động, tăng cường kết nói giữa những người tham sự với nhau.
• Chia sẻ màn hình: Tính năng chia sẻ màn hình sẽ giúp người dùng có thể trình chiếu slide, tài liệu MS PowerPoint hoặc bất kỳ ứng dụng khác  hoạt động trên thiết bị để hỗ trợ việc trình bày nội dung trực quan hơn
• Trò chuyện: Cho phép người dùng có thể mở khung chat để có thể trao đổi, đặt câu hỏi bằng tin nhắn với khán giả, tính năng này hữu ích với những khán giả muốn đặt câu hỏi.
• Ghi hình và phát lại: Cho phép người dùng có thể ghi lại toàn bộ quá trình cuộc họp bao gồm âm thanh và hình ảnh, có thể phát lại hoặc chia sẻ với những người không thể tham gia trực tiếp cuộc họp.
• Tính năng tương tác: Webinar có các công cụ như giơ tay, biểu tượng cảm xúc giúp tăng tương tác với khán giả tham gia và người chủ trì cuộc họp.
• Bảo mật và quyền riêng tư: Cho phép người dùng kiểm soát được lượng truy cập vào cuộc họp, bảo mật nội dung trong cuộc họp.
• Thống kê và báo cáo: Cho phép người dùng thống kê được số lượng người tham gia cuộc họp, mức độ tương tác của khán giả trong từng cuộc họp, thời gian tham dự, giúp đánh giá chất lượng của webinar.
• Tiết kiệm thời gian: Người tham sự có thể tham dự buổi Webinar mọi lúc, mọi nơi, khi thiết bị kết nối internet. Không cần thuê văn phòng, chuẩn bị tài liệu hay thiết bị hỗ trợ quá phức tạp. Từ đó tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại.
• Mở rộng đối tượng tiếp cận: Bạn có thể tiếp cận hàng trăm hay thậm chí hàng nghìn người từ khắc nơi trên thế giới trong cùng một lĩnh vực mà không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý.

3. Ứng dụng webinar trong các lĩnh vực

Giáo dục & Đào tạo:

Hiện nay việc giảng dạy hay tham gia các khóa học thông qua webinar là một giải pháp tuyệt vời mang lại lợi ích cho các tổ chức giáo dục, đội ngũ giảng viên, học sinh, sinh viên. Webinar được chọn để đào tạo các kỹ năng mềm, hội thảo học thuật, hội nghị trực truyến. Webinar mở ra nhiều cơ hội trong việc hỗ trợ giảng dạy từ xa,  kết nối và chia sẻ kiến thức không giới hạn, đồng thời thúc đẩy giáo dục toàn cầu.

Marketing & Bán hàng

Trong lĩnh vực marketing Webinar được sử dụng để giới thiệu sản phẩm hoặc các dịch vụ để tăng cường các mối quan hệ khi tiếp cận với khách hàng.Việc cung cấp thông tin thông qua các buổi hội thảo trực tuyến, doanh nghiệp có thể hướng dẫn sử dụng sản phẩm, đồng thời giúp doanh nghiệp có thể tương tác trực tiếp với khách hàng thông qua live chat để có thể nắm bắt nhu cầu khách hàng để điều chỉnh chiến lược marketing phù hợp và hiệu quả, tăng mức độ tin tưởng vào sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp

Công cụ này không chỉ dùng riêng cho các tập đoàn, công ty lớn mà còn có thể sử dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp tư nhân, giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí thuê các địa điểm hoặc các chi phí phát sinh thêm, cũng như giúp các doanh nghiệp, công ty tiếp cận một khối lượng khách hàng lớn hơn.

Y tế  & Chăm sóc sức khỏe

Trong lĩnh vực y tế & chăm sóc sức khỏe webinar thường được sử dụng để đào tạo kỹ thuật chuyên, chia sẻ kiến thức y khoa, cập nhật thông tin chăm sóc sức khỏe mới nhất. Đây cũng là một hình thức hội thảo trực truyến hoặc các buổi tư vấn sức khỏe từ xa giúp người tham sự dễ dàng tương tác với các chuyên gia y tế, bác sĩ chuyên ngành hay các chuyên gia đầu ngành. Webinar không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển, mà còn là cơ hội giúp tiếp cận kiến thức cho mọi nguời, dù bất kể vị trí địa lý. Đặc biệt, webinar tạo điều kiện để các chuyên gia đầu ngành chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo chuyên môn và dịch vụ chăm sóc sức khoẻ.

Công nghệ thông tin & Kỹ thuật

Trong lĩnh vực công nghệ giúp các công ty, doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghệ có thể giới thiệu sản phẩm, tính năng, hướng dẫn sử dụng sản phẩm, giải đáp các câu hỏi khách hàng đưa ra nhằm tạo tính chuyên nghiệp của công ty hay doanh nghiệp với khách hàng. Tạo các cuộc họp, hội thảo chuyên môn giữa các chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ với các lập trình viên, học viên giúp nâng cao kiến thức chuyên môn. Chia sẻ các xu hướng công nghệ đang phát triển ở hiện tại và tương lai như AI, blockchain,..

Nhân sự & Phát triển các nhân

Trong thời buổi hội nhập và phát triển việc nâng cao chất lượng nhân sự là một trong những nhiệm vụ quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Là cầu nối giữa công ty, doanh nghiệp và nhân sự giúp truyền đạt thông tin dễ dàng truyền đạt các thông tin quan trọng, chính sách, quy định và những quy định mới sửa đổi đến toàn bộ nhân viên một cách nhanh chóng và hiệu quả. Tạo sự tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên để có thể trao đổi, đặt ra câu hỏi, đóng góp ý kiến cho ban lãnh đạo, đồng thời giúp các lãnh đạo doanh nghiệp lắng nghe và thấu hiểu nhân viên hơn.

Không chỉ hữu ích cho doanh nghiệp mà webinar còn là một nền tảng giúp cho sự phát triển của cá nhân của mỗi nhân viên trong doanh nghiệp. Giúp nhân viên cùng nhau học hỏi kiến thức mới qua từng buổi đào tạo chuyên môn, kỹ năng mềm, các kiến thức về cách ngành nghề qua đó giúp nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn và năng lực bản thân. Được lắng nghe các chuyên gia đứng đầu trong các lĩnh vực chia sẻ kinh nghiệm thực tế và cập nhật các trend mới nhất. Rèn luyện được kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, trình bày ý kiến, làm việc nhóm thông qua các hoạt động trong từng buổi họp. Dễ dàng tiếp cận các buổi webinar dù ở bất cứ nơi đâu, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí di chuyển hơn các buổi họp và đào tạo truyền thống.

4. Làm Sao để Tổ Chức Một Buổi Webinar Thành Công?

Một buổi webinar thành công không chỉ đòi hỏi nền tảng và thiết bị hỗ trợ hoạt động tố mà còn cần có chiến lược chi tiết về buổi webinar:

1. Xác định mục tiêu cụ thể cho webinar

Tại sao bạn tổ chức webinar? Bạn muốn đạt được hoặc truyền tải điều gì trong buổi webinar? Việc bạn cần xác định rõ mục tiêu khi tổ chức webinar sẽ giúp bạn định hướng được nội dung và lựa chọn được công cụ hỗ trợ phù hợp. Một số buổi webinar phổ biến:

• Đào tạo nhân viên nội bộ
• Chia sẻ kiến thức chuyên môn
• Ra mắt sản phẩm/dịch vụ mới

2. Lựa chọn đối tượng tham gia

Xác định đối tượng mục tiêu tham gia là bước quan trọng, quyết định trực tiếp đến chất lược nội dung và tỷ lệ chuyển đổi sau khi tham gia sự kiện. Bạn chuẩn bị nội dung chất lượng, thiết bị hỗ trợ tốt, nhưng nếu người nghe không hiểu” nội dung này dành cho mình” thì họ sẽ rời đi vì thấy không phù hợp. Dưới đây là một số câu hỏi gợi ý bạn có thể tham khảo:

• Người tham gia là ai? ( sinh viên, nhân viên y tế, nhân viên  văn phòng quan tâm đến đầu tư tài chính,…)
• Họ quan tâm điều gì  hoặc mong muốn điều gì? ( học thêm kỹ năng, nâng cao chuyên môn, học hỏi kỹ năng quản lý tài chính cá nhân,…)
• Mức độ kiến thức người tham gia? ( người mới bắt đầu, đã có kiến thức cơ bản, người có kinh nghiệm lâu năm,…)
• Điều mà người tham dự nhận được sau khi kết thúc buổi webinar? ( công cụ thực hành, tài liệu tổng hợp, gợi ý ứng dụng thực tế,…)

Việc xác định được các đối tượng mục têu sẽ giúp các buổi webinar được triển khai đúng trọng tâm, đáp ứng đúng mong đợi của người tham gia sẽ giúp gia tăng tỷ lệ chuyển đổi thành học viên hoặc khách hàng trung thành.

3. Xây dựng nội dung hấp dẫn

Tạo nội dung hấp dẫn và giá trị giúp giữ chân người tham dự. Một bài webinar thành công là một bài thuyết trình đi đúng nội dung trung tâm, không nói lan man, có chiến lược phù hợp với người nghe.  Tạo nội dung hấp dẫn không chỉ thu hút người nghe mà còn tăng tỷ lệ chuyển đổi thành khách hàng sau khi tham gia buổi webinar.

Có cấu trúc nội dung rõ ràng:

Mở đầu buổi webinar (5 -10 phút):

• Giới thiệu bản thân, mục tiêu cần đạt được sau buổi webinar là gì?
• Đặt câu hỏi cho người tham gia để gây tò mò, khơi gợi sự quan tâm.

Đi vào nội dung chính:

• Trình bày nội dung chính với một bố cục hợp lý, theo trình tự rõ ràng ( 3 – 5 phần)
• Đưa ra giải pháp hoặc hướng dẫn cụ thể.
• Sử dụng số liệu cụ thể để minh hoạ.

Kết thúc

• Dành thời gian từ 10 – 20 phút để phản hồi và giải quyết thắc mắc của người tham gia.
• Kêu gọi hành động (dùng thử sản phẩm, dịch vụ,…)

4. Lên kế hoạch truyền thông – Thu hút đúng đối tượng

Một buổi webinar chất lượng sẽ không tạo được giá trị nếu không có ai biết đến hoặc tham dự. Vì vậy, sau khi đã xây dựng nội dung, thì việc tiếp theo là cần xây dựng kế hoạch truyền thông để quảng bá thương hiệu.

• Quảng bá webinar trên các kênh Social: Chia sẻ hình ảnh, video ngắn trên các nền tảng phù hợp với đối tượng mục tiêu như: Facebook, Instagram,…. để tạo hiệu ứng lan tỏa.
• Gửi email mời tham dự webinar: Sử dụng dòng tiêu đề hấp dẫn, nội dung eamail nên ghi rõ ràng” Vì sao bạn nên tham dự webinar này? Lợi ích bạn nhận được sau khi tham gia webinar là gì “. Đừng quên là gắn thêm from đăng ký để tăng tỷ lệ chuyển đổi.
• Tận dụng uy tín từ các đối tác, KOL, diễn giả: Mời họ đăng lại thông tin buổi webinar trên trang cá nhân hoặc fanpage của họ. Điều này giúp tăng độ tin vậy và mở rộng được phạm vi tiếp cận người tham dự.

5. Chuẩn bị công cụ hỗ trợ – Thử trước buổi webinar

Cần kiểm tra thiết bị hỗ trợ trước khi buổi webinar diễn ra để tránh tình trạng trục trặc âm thanh, hình ảnh giật lag hoặc đang thuyết trình sẽ bị mất kết nối khiến người tham gia rời đi sớm.

Kiểm tra thiết bị:

• Đảm bảo micro hoạt động rõ tiếng, không bị rè.
• Camera phải sắc nét, bố trí ánh sáng phù hợp để hiển thị hình ảnh rõ ràng.
• Kiểm tra kết nối internet ổn định, tránh tình trạng gián đoạn khi đang trình bày.

Chạy thử chương trình:

• Thực hiện tổng duyệt, kiểm tra và chỉnh sửa nội dung cách chuyển slide và thao tác chia sẻ màn hình.
• Kiểm tra hệ thống trình chiếu, chuyển cảnh và các hiệu ứng kỹ thuật nếu có.
• Bố trí nhân sự kỹ thuật hỗ trợ:

Luôn có ít nhất một người phụ trách kỹ thuật để hỗ trợ xử lý các sự cố ngoài ý muốn như âm thanh, không hiên slide,…

Nếu buổi webinar của bạn ở một nơi công cộng, thì không nên sử dụng Wi-Fi công cộng. Nên ưu tiên kết nối bằng dây mạng (LAN) để đảm bảo tín hiệu ổn định.

6. Thực hiện webinar

Phần mở đầu đóng vai trò quan trọng quyết định người nghe sẽ tiếp tục ở lại hay rời đi:

Mở đầu thu hút: Giới thiệu ngắn gọn về chủ đề, lý do tổ chứ buổi webinar hôm nay, nêu rõ giá trị người tham sự sẽ nhận được nếu nghe đến cuối,…

Triển khai nội dung chính: Chia nhỏ nội dung chính thành 3 -5 phần trọng tâm, mỗi phần nên tập trung vào một chủ đề cụ thể. Để tăng tính hiệu quả trong buổi webinar:

• Sử dụng slide trình bày đẹp mắt, tránh thực hiện slide quá nhiều chữ.
• Chèn hình ảnh minh họa, biểu đồ, ví dụ thực tế,…
• Truyền tải thông tin đều đặn theo nhịp độ, không để người nghe có cảm giác quả tải thông tin.

Tương tác để giữ chân người tham dự: Để tránh tình trạng buổi webinar thành một buổi độc thoại một chiều:

• Chuẩn bị câu hỏi mở để kích thích suy nghĩ và phản hồi người tham dự.
• Tạo một cuộc khảo sát nhanh từ 3 đến 5 phút để lấy ý kiến mọi người.
• Chèn những câu đố vui hay mini game để tạo một không khí sinh động.

Kết thúc bằng lời kêu gọi hành động: Biến người tham dự thành khách hàng tiềm năng hoặc người theo dõi trung thành. Kết nối người tham dự với hành động cụ thể:

• Gợi ý tài liệu tốn tắt hoặc tài nguyên hữu ích.
• Kêu gọi hành động đăng ký trải nghiệm thử sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Đựa ra mã giảm giá hoặc quà đặc biệt nếu thực hiện hành động.
• Mời tham gia đội nhóm hoặc để lại thông tin liên hệ.

7. Ghi lại và lưu trữ nội dung

Việc lưu lại bản ghi còn giúp diễn giả xem lại nội dung rút kinh nghiệm cho những lần buổi webinar tiếp theo, mà còn gia tăng giá trị nội dung theo thời gian.

• Tăng phạm vi tiếp cận cận: Người không thể tham gia trực tiếp vẫn có thể xem lại.
• Có thể tối ưu nội dung để marketing: Chuyển nội dung trong buổi webinar thành blog, video ngắn để đăng trên các kênh truyền thông ( Youtube, Fanpage,….).
• Tặng lại bản ghi miễn phí: Có thể tặng lại bản ghi cho những người tham gia đến cuối hoặc người tham gia, điều này giúp tăng tỷ lệ giữ chân người tham gia và tạo cho họ cảm giác được trân trọng.

8. Theo dõi và phân tích sau webinar

Việc phân tích và theo dõi sau buổi webinar không chỉ giúp đánh giá thành công chương trình mà bạn tổ chức, mà cùng duy trì mối quan hệ với người tham dự, đồng thời có thể đo lường được hiệu quả.

• Gửi email cảm ơn trong vòng 24 giờ:  Thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm đến người tham dự. Đừng quên gắn thêm lời nhắc ( bản ghi, slider hoặc nhận được ưu đãi đặc biệt khi tham gia buổi tiếp theo, mã giảm giá,…).
• Thu thập đánh giá bằng các khảo sát nhanh: Sử dụng các nền tảng khảo sát để hỏi về mức độ hài lòng sau khi tham gia buổi webinar, mức độ hài lòng, họ yêu thích những gì hoặc có nhận xét gì. Đây là nguồn dữ liệu quan trọng để tối ưu nội dung cho các buổi webinar sau này.
• Tỷ lệ chuyển đổi từ người tham dự sang khách hàng tiềm năng.

Kết luận

Việc phát triển không ngừng của xã hội trong thời đại số webinar không còn giới hạn về thời gian và không gian của người dùng, giúp người dùng có thể tham gia webinar ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào, thông qua các thiết bị thông minh và mạng internet. Sẽ là một trong những công cụ mang lại nhiều sự tiện ích cho người dùng trong tương lai. Với tính tương tác hai chiều của Webinar sẽ không chỉ là nơi có thể thuyết trình, trình bày ý kiến mà còn là nơi kết nối với khán giả, giúp cho khán giả có thể trao đổi ý kiến, đặt câu hỏi cho người thuyết trình. Ứng dụng webinar hiệu quả sẽ mang lại kết quả đáng kinh ngạc cho doanh nghiệp.