Workshop là gì? Những lưu ý quan trọng khi tham gia

Workshop là một thuật ngữ đang dần phổ biến và không ít người sẽ có vài lần nghe qua từ khóa “ buổi workshop” từ mọi người. Tuy nhiên, việc định nghĩa chính xác từ  “ Workshop ” ở Việt Nam chưa được thống nhất và có rất nhiều cách hiểu khác nhau về từ khóa này. Trong bài viết này bạn hãy cùng Cánh Cam khám phá từ khóa này nhé!

Workshop là gì?

Workshop hay còn hiểu là một buổi hội thảo, thảo luận, trao đổi kiến thức hoặc để trao đổi về một vấn đề cụ thể. Workshop thường tập trung vào việc học hỏi và phát triển các kỹ năng hoặc cùng nhau thảo luận để tạo ra một sản phẩm, kế hoạch nào đó thông qua việc tương tác, trao đổi ý tưởng giữa người hướng dẫn và những người tham dự. Là nơi không chỉ được nghe về lý thuyết  mà là  nơi giúp bạn có thể thực hành những gì bạn được học từ lý thuyết.

Lợi ích của việc tham gia  workshop

• Workshop thường tập trung vào việc thực hành, giúp bạn nắm bắt được các kỹ năng mới một cách nhanh chóng, hiệu quả học hỏi và phát triển kỹ năng thực tế. Giúp bạn có thể thực hành, áp dụng được các kiến thức vừa học tại chỗ, hiểu sâu và nhớ lâu hơn so với việc chỉ đọc qua sách vở.

• Khi tham gia vào các hoạt động thực hành và nhận được phản hồi từ người hướng dẫn hay người đồng nghiệp cùng tham gia vào buổi workshop, bạn sẽ dần tự tin hơn trong việc áp dụng những gì bạn đã được học khi tham gia vào buổi workshop.
• Việc  tham gia vào một buổi workshop có thể giúp bạn được học hỏi kinh nghiệm từ người khác nhau, trao đổi thông tin, ý tưởng thậm chí là tìm kiếm cơ hội hợp tác, làm việc,..Giúp bạn có cơ hội gặp gỡ những người xung quanh mở rộng mối quan hệ , kết bạn với những người có cùng sở thích hoặc làm việc trong cùng một lĩnh vực. Việc này giúp bạn có những mối quan hệ cá nhân hoặc chuyên môn ngày càng mở rộng.
• Trải nghiệm môi trường học tập năng động khi không khí tương  tác, thân thiện và tập trung vào thực hành trong buổi workshop tạo ra một trải nghiệm học tập thú vị.
• Các hoạt động trong buổi workshop thương khuyến khích bạn sáng tạo hoặc tìm cách tiếp cận, sáng tạo, tư duy để giải quyết vấn đề. Điều này giúp kích thích tư duy đổi mới để bạn có thể áp dụng những gì đã học vào trong công việc, dự án hoặc trong cuộc sống hằng ngày.

Các hình thức tổ chức workshop phổ biến

  Workshop ngày càng phổ biến và thu hút nhiều người sẵn sàng tham gia nhờ vào tính thực tế và tính tương tác cao. Workshop là một hình thức trao đổi kiến thức, được tổ chức phổ biến trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

• Workshop trực tiếp: Đây là một hình thức đào tạo học viên và giảng viên cùng gặp trực tiếp tại một không gian nhất định để những người tham gia và người hướng dẫn sẽ gặp trực tiếp để thực hành, thảo luận, trao đổi ý kiến. Giúp tăng tương tác trực tiếp, đề cao độ tập trung và tạo được nhiều mối quan hệ, trải nghiệm nội dung một cách sâu sắc hơn. Phù hợp với những người ưa thích giao tiếp trực tiếp.

Ví dụ: Một buổi workshop làm gốm tại xưởng thủ công, vẽ tranh, học thêu tranh.

Ưu điểm: của những buổi workshop trực tiếp là có thể kết nối trực tiếp trải nghiệm các buổi thực hành,phát triển bản thân về các kỹ năng giao tiếp,…

Nhược điểm: là những người ở xa thì sẽ bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý.

• Workshop trực tuyến: Đây là hình thức được lựa chọn phổ biến hiện nay các buổi workshop nhờ sự kết hợp với các nền tảng công nghệ như Zoom, Google Meet hay Microsoft Teams hoặc các nền tảng học tập trực tuyến khác. Bạn có thể tham gia dù ở bất kỳ đâu, chỉ cần bạn có kết nối internet, thích hợp với những người có lịch trình bận rộn.
  

Ưu điểm: Việc tham gia vào các buổi workshop từ bất cứ đâu không cần di chuyển, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển, dễ dàng tiếp cận với nhiều  người hơn mà không bị giới hạn với khoảng cách địa lý.

Nhược điểm: Thiếu sự tương tác trực tiếp giữa những người tham gia dù đã có những thiết bị công nghệ hỗ trợ nhưng không thể nào thay thế hoàn toàn sự tương tác trực tiếp giữa người hướng dẫn và người tham gia. Chất lượng trải nghiệm khá phụ thuộc vào nhiều kết nối internet, nếu có trục trặc kỹ thuật, quá trình học có thể bị gián đoạn. Người hướng dẫn khó có thể kiểm soát sự trung, học viên có thể bị phân tâm trong buổi workshop bởi các yếu tố xung quanh.

• Workshop kết hợp: Kết hợp cả hai hình thức trực tiếp và trực tuyến, với hình thức này phù hợp đối với một số người ở gần, một số người ở xa. Tham gia workshop linh hoạt về thời gian và địa điểm, mở rộng đối tượng tham gia.

Ví dụ: Tổ chức workshop đào tạo nhân sự, đào tạo, trao đổi ý tưởng với các đội nhóm tại chỗ  và nhóm qua video call.

Ưu điểm: của những buổi workshop kết hợp là có thể tham gia dù ở bất kỳ đâu.

Nhược điểm: Cần các kỹ thuật tốt để đảm bảo rằng trải nghiệm được đồng đều. Chi phí tổ chức có thể cao hơn phải đầu tư cả hai hình thức cùng một lúc

• Workshop thực hành nhóm: Các buổi workshop thực hành ngày càng trở nên phổ biến nhờ khả năng thúc đẩy hoạt động nhóm, tính tương tác trong các buổi tham gia thực hành, giúp người tham gia tư duy, sáng tạo và trải nghiệm thực tế nhiều hơn. Khác với các buổi workshop khác, workshop thực hành nhóm đặt trọng tâm vào việc thực hành thông qua các hoạt động như làm việc nhóm, giải quyết một vấn, trao đổi và phản hồi liên tục với nhau.

Ví dụ: Workshop team học đàn, team building với các trò chơi tập thể.

Ưu điểm: Giúp tăng cường sự sáng tạo, tham gia vào thực hành nhiều hơn, dễ dàng phản hồi và đưa ra các ý tưởng cá nhân, cải thiện kỹ năng thực hành, học hỏi từ nhiều góc nhìn khác nhau từ mỗi thành viên trong nhóm để có các ý tưởng, mở rộng hiểu biết và kích thích tư duy sáng tạo.

Nhược điểm: Giới hạn số lượng người tham gia, cần có người hướng dẫn có các kỹ năng quản lý nhóm tốt, một số thành viên có thể ít tham gia hoặc phụ thuộc và người khác, sự khác biệt về quan điểm, phong cách làm việc mỗi người khác nhau có thể dẫn đến nhiều ý kiến không thống nhất dẫn đến việc tranh cãi và ảnh hưởng đến hoạt động nhóm.

• Workshop cá nhân hóa: Là hình thức đào tạo học tập, trải nghiệm được tùy chỉnh theo nhu cầu, trình độ hay mục tiêu của từng học viên. Người hướng dẫn có chuẩn bị một lộ trình phù hợp cho từng có nhân, giúp họ có thể đạt được kết quả tốt nhất.

Ưu điểm: Khi một chương trình đào tạo được thiết kế đúng theo trình độ của từng người tham gia giúp tiếp thu nhanh hơn và ứng dụng các kiến thức vào thực tế, tối ưu hóa về thời gian giúp tiết kiệm thời gian vào những nội dung quan trọng, tránh gây lang man vào những kiến thức không cần thiết.

Nhược điểm: Chi phí tham gia vào những buổi workshop cá nhân thường cao hơn so với các buổi workshop đại trà khác, do tính cá nhân, cần nhiều tài nguyên và thời gian từ người hướng dẫn.

• Workshop theo chủ đề : Các buổi workshop thường là đào tạo hoặc thực hành xoay theo một chủ đề, lĩnh vực hoặc một nội dung cụ thể, chẳng hạn như các kỹ năng mềm, học thiết kế, nghệ thuật, lập trình,….Ở các buổi workshop này thường được hướng dẫn bởi những chuyên gia và kết hợp với thực hành để giúp người tham gia tiếp thu kiến thức một các tốt nhất.

Ưu điểm: Trong suốt quá trình của buổi workshop chỉ tập trung thảo luận về một chủ đề nhất định, nên giúp người tham gia tập trung đi sâu vào vấn đề, kiến thức chuyên sâu mà không bị xao nhãng bởi  những nội dung không liên quan. Người tham gia có thể trao đổi trực tiếp với người hướng dẫn, giúp trải nghiệm thực tế ngay trong quá trình học tập, tăng cường khả năng kết nối và học hỏi kinh nghiệm thực tế.

Nhược điểm: Một số buổi workshop chuyên sâu với các chuyên gia, đặc biệt có sự tham gia với những diễn giả hàng đầu thì chi phí có thể cao hơn so với các buổi workshop khác, workshop theo chủ đề yêu cầu người tham gia phải có một kiến thức nhất định, nên không phù hợp cho người mới.

• Workshop Ngắn: Là một hình thức workshop ngắn hạn có giới hạn về thời gian tham gia, tập trung vào một chủ đề cụ thể giúp người học tiếp thu kiến thức và thực hành kỹ năng một cách trực quan. Hình thức này phù hợp với những người muốn học nhanh một kiến thức, kỹ năng mà không cần tham gia những khóa học dài ngày.

Ưu điểm: Người tham gia tiếp cận nhanh kiến thức trong thời gian ngắn, phù hợp với người có lịch trình bận rộn, trong buổi workshop chỉ tập trung vào một chủ đề cụ thể, dễ dàng nắm bắt và áp dụng vào thực tế.

Nhược điểm: Do là buổi workshop ngắn nên khó đáp ứng nhu cầu cá nhân hóa, nội dung theo từng học viên như các hình thức dài hạn, ít có cơ hội luyện tập, trao đổi ý tưởng do không đủ thời gian thực hành nhiều hoặc tiếp nhận phản hồi chi tiết từ người hướng dẫn. Hạn chế về độ chuyên sâu kiến thức, nội dung truyền tải, khi đi sâu vào chi tiết về một chủ đề.

Quy trình tổ chức một buổi workshop

Workshop là một nơi chia sẻ kiến thức hiệu quả, giúp người tham gia có cơ hội học tập, thảo luận, thực hành một cách trực quan. Để tổ chức một buổi workshop thành công, cần có những quy trình rõ ràng và chu đáo hơn.

Xác định mục tiêu và đối tượng tham gia

Việc đầu tiên cần trả lời câu hỏi: “ Tạo buổi workshop này nhằm mục đích gì?”(Ví dụ: dạy một kỹ năng mới, thảo luận về một chủ đề cụ thể, hay đơn giản là những buổi workshop để kết nối cộng đồng).
Xác định đối tượng tham gia: Họ là ai? Họ cần gì khi đến buổi workshop? Kiến thức nền tảng họ đến đâu? ,(Học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng, nghệ sĩ tự do,…). Điều này giúp bạn điều chỉnh được nội dung sao cho phù hợp với nhu cầu, trình độ người tham gia.

Lên kế hoạch cho buổi workshop

Lên kế hoạch chi tiết, lựa chọn chủ đề hấp dẫn, có tính ứng dụng cao trong một buổi workshop:

• Lựa chọn thời gian & địa điểm: Người tổ chức lựa chọn thời gian và địa điểm (phòng họp, quán cà phê hoặc một không gian thoải mái) tùy thuộc vào hoặc hình thức tổ chức, số lượng người tham gia và tính chất của buổi workshop mà lựa chọn địa điểm, thời gian sao cho phù hợp vào thuận tiện.
• Chủ đề và nội dung: Chọn chủ đề và xây dựng nội dung trong buổi workshop hợp lý, diễn giả nội dung có điểm nhấn không quá dài dòng, gây lang man cho người tham gia.
• Công cụ và tài liệu hỗ trợ: Chuẩn bị slide, thiết bị (máy chiếu, loa, bảng trắng,..), dụng cụ thực hành các tài nguyên khác để hỗ trợ cho buổi workshop hoạt động một cách trơn tru, không bị gián đoạn.

Truyền thông & quảng bá về buổi workshop

Để thu hút người tham gia buổi workshop, bạn cần quảng bá buổi workshop:

• Tạo các thông tin sự kiện (viết mô tả workshop, thời gian, địa điểm, chi phí,..) nếu rõ lợi ích khi tham gia.
• Quảng bá thông qua các mạng xã hội, email, hoặc các nhóm cộng đồng liên quan.
• Thiết lập hệ thống đăng ký Google Form, Eventbrite hoặc các nền tảng đăng ký sự kiện khác để dễ dàng xác nhận và quản lý người tham gia.

Triển khai buổi Workshop

Vào ngày triển khai buổi workshop, cần phải đảm bảo mọi diễn ra một cách suôn sẻ:

• Tạo một bầu không khí thoải mái bằng cách giới thiệu về chủ đề của buổi workshop hôm nay, người đang diễn giải.
• Chia sẻ câu chuyện, bắt đầu với phần  mở đầu một cách hấp dẫn người tham gia, kích thích tư duy hoặc tổ chức một hoạt động để khỏi đầu buổi workshop.
• Trình bày vào nội dung chính với sự cân bằng giữa những lý thuyết và thực hành, khuyến khích người tham gia đặt câu hỏi và thảo luận và đưa ra những ý kiến cá nhân.
• Đưa ra những hoạt động nhóm, thực hành, các bài tập hay các tình huống để thử thách người tham, giúp họ có thể áp dụng thực hành ngay kiến thức mới học.

Tổng kết buổi workshop

Sau khi kết thúc buổi workshop:

• Tóm tắt lại nội dung chính trong buổi workshop để củng cố lại kiến thức cho người tham gia.
• Tạo một không gian để người tham gia có thể phản hồi, khảo sát hoặc có thể hỏi trực tiếp để thu thập ý kiến về chất lượng buổi workshop.
• Nếu workshop dài hạn thì hãy giữ liên lạc, duy trì kết nối với những người tham gia thông qua các trang mạng xã hội.

Những nguyên tắc cần tuân thủ trong buổi workshop

Tôn trọng thời gian

Nếu là người tổ chức thì hãy chuẩn bị nơi tổ chức, nội dung, các thiết bị một cách hoàn hảo để đảm bảo khi bắt đầu vào buổi workshop đúng giờ và không bị gián đoạn giữa chừng trong buổi workshop. Còn là người tham gia hãy đến sớm hoặc đúng giờ để chuẩn bị tinh thần trước khi nào buổi workshop. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng với tất cả mọi người.

Tôn trọng ý kiến, quan điểm lẫn nhau

Việc lắm nghe tôn trọng ý kiến lẫn nhau không, không phán xét hay cắt ngang khi người khác đang trình bày ý kiến. Người hướng dẫn cần tạo một môi trường thân thiện, khuyến khích mọi người thoải mái trình bày ý kiến của mình vì mỗi người đều có một góc nhìn riêng, sự đa dạng này là cho buổi workshop trở nên phong phú hơn.

Giữ thái độ cởi mở và sẵn sàng học hỏi

Người tham gia đừng ngại hoặc sợ mắc sai lầm, workshop là một nơi mọi người có thể học hỏi, trải nghiệm, mang tinh thần cầu tiến, tiếp thu những phản hồi từ người hướng dẫn hoặc  những người tham gia để có thể cải thiện bản thân.

Tuân thủ những quy định trong buổi workshop

Trong mỗi buổi workshop điều có  những quy định riêng (tắt chuông điện thoại, làm việc nhóm theo hướng dẫn,…) để đảm bảo rằng trong suốt quá trình diễn ra buổi workshop không bị gián đoạn bởi những tác nhân không đáng có. Hãy tuân thủ để đảm bảo rằng sự tôn trọng và trật tự chung.

Kết luận

Qua bài viết trên chắc chắn sẽ mang lại góc nhìn đầy đủ và thực tiễn về Workshop là gì. Workshop là một hoạt động mang tính tương tác cao, được thiết kế để mọi người cùng tham gia học hỏi, phát triển kỹ năng hay chia sẻ những ý tưởng về  một vấn đề cụ thể hoặc cũng có thể thảo luận để giải quyết vấn đề thông qua sự kết hợp giữa lý thuyết và thực hành. Khác với những buổi hội, họp truyền thống khác chỉ tập trung vào việc truyền đạt thông tin, workshop chú trọng vào việc thực hành, trao đổi ý kiến trực tiếp giữa người hướng dẫn và người tham dự. Giúp người tham dự phát triển bản thân, nâng cao kiến thức, kết nối cộng đồng và kích thích óc sáng tạo. Workshop còn là nơi không chỉ đem lại nhiều lợi ích về việc phát triển bản thân, học hỏi được nhiều kiến thức mà còn là nơi để “ làm” để đạt được kết quả nhất định.