Hướng dẫn các bước chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Các bước chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Hãy cùng khám phá quy trình các bước chuyển đổi số nhằm nâng cao hiệu quả cung cấp dịch vụ cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn.

Xem thêm: Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số là một hành trình không thể diễn ra trong một sớm một chiều. Đó là một quá trình chuyển đổi để có sự tham gia của con người, quy trình và công nghệ. Để đạt được mục tiêu đó đòi hỏi sự lãnh đạo với quyết tâm suy nghĩ lại về cách thức hoạt động của tổ chức. Những mục tiêu cuối cùng là triển khai các công nghệ số nhằm:

• Cải thiện kết quả cho khách hàng và sự tương tác với người ủng hộ
• Nâng cao khả năng ra quyết định
• Tăng hiệu quả và năng suất
• Khuyến khích sự đổi mới

Hướng dẫn này không phải là một khuôn khổ toàn diện. Đó là một lộ trình chiến lược nêu bật một số yếu tố quan trọng liên quan đến hầu hết các tổ chức phi lợi nhuận.

• Bước 1: Đánh giá tổ chức

  Mặc dù các tổ chức phi lợi nhuận không hướng tới mục tiêu thương mại, họ vẫn cần tuân theo một số tiêu chuẩn nhất định để thành công. Dù có nhiều hình thức và quy mô khác nhau, họ đều có điểm chung: cần những phương pháp hiệu quả hơn để cung cấp dịch vụ, cải thiện và thích ứng với nhu cầu mới.

  Hành trình chuyển đổi số cần xuất phát từ chiến lược kinh doanh và định hướng tổ chức. Trước khi bắt đầu hành trình, tổ chức của bạn nên làm rõ các mục tiêu chiến lược, giá trị tổ chức, các thách thức khi chuyển đổi số chính, điểm yếu cũng như vấn đề kinh doanh và cơ hội tăng trưởng tiềm năng.

• Bước 2: Bắt đầu với câu hỏi “Tại sao”

  Có thể khi nghĩ đến chuyển đổi số trong tổ chức của mình, điều đầu tiên bạn nghĩ đến là mua một cái gì đó mới, như trang web, Office 365, CRM hoặc hệ thống tài chính. Để hiểu rõ về chuyển đổi số, bạn hãy bắt đầu với những câu hỏi tại sao: Tại sao bạn cần công nghệ mới và mục tiêu của chuyển đổi số là gì?

  Có một khuôn khổ được gọi là Vòng tròn Vàng, được đặt ra bởi Simon Sinek, tác giả của cuốn “Bắt đầu với Lý do Tại sao,” để giúp các tổ chức bắt đầu các sáng kiến như dự án mới, chương trình, sản phẩm hoặc dịch vụ. Nó yêu cầu các tổ chức trả lời ba câu hỏi cho mỗi sáng kiến:

  • Tại sao, hay mục đích
  • Như thế nào, hay quy trình
  • Cái gì, hay kết quả

  Các nguyên tắc tương tự cũng có thể được áp dụng một cách hợp lý cho công nghệ số. Nhiều tổ chức gặp khó khăn trong việc trả lời những câu hỏi này trước khi bắt đầu hành trình chuyển đổi số.

  • Tại sao bạn cần chuyển đổi số?
  • Chuyển đổi số được thực hiện như thế nào?
  • Chuyển đổi số sẽ mang lại ý nghĩa gì cho tổ chức của bạn?

  Bằng cách hiểu tại sao bạn cần chuyển đổi số, bạn có thể liên kết chiến lược kinh doanh với chiến lược chuyển đổi số trong tương lai.

• Bước 3: Đánh giá năng lực kỹ thuật số hiện tại

  Tiếp theo, bạn cần đánh giá năng lực kỹ thuật số hiện có: con người, quy trình, nền tảng/công nghệ.

  1. Khảo sát năng lực kỹ thuật số

  Khảo sát chuyển đổi số của chúng tôi được thiết kế để đánh giá năng lực kỹ thuật số của một tổ chức, với 28 câu hỏi trải rộng trên năm lĩnh vực công nghệ:

  • Nền tảng công nghệ
  • Hệ thống thông tin
  • Tiếp thị kỹ thuật số
  • Quản lý CNTT
  • An ninh mạng

  Sau khi hoàn thành bài kiểm tra, năng lực kỹ thuật số của tổ chức của bạn (cơ bản, trung cấp hoặc nâng cao) sẽ được hiển thị cho từng lĩnh vực công nghệ. Sau đó, tổ chức của bạn có thể ưu tiên các lĩnh vực cần tập trung. Trong mỗi lĩnh vực, bạn sẽ có thể:

  • Xem xét các quy trình kinh doanh và làm nổi bật những điểm không hiệu quả
  • Xác định các khoảng trống công nghệ hoặc các khu vực mà hệ thống hiện tại của bạn chưa đáp ứng được
  • Định nghĩa các năng lực chức năng cần thiết để hỗ trợ hoặc cải thiện quy trình của bạn một cách hiệu quả

  2. Đăng ký tài sản công nghệ kỹ thuật số

  Đăng ký tài sản công nghệ kỹ thuật số giúp bạn theo dõi những gì bạn sở hữu, khả năng của chúng, bảo hành và thời điểm cần thay thế, điều này sẽ rất quan trọng trong bất kỳ kế hoạch hoặc ngân sách công nghệ kỹ thuật số nào bạn phải thực hiện.

  

  3. Phản hồi từ nhân viên

  Sau đó, việc yêu cầu phản hồi từ nhân viên để hiểu rõ các vấn đề mà bạn đang cố gắng giải quyết là một ý tưởng tốt. Bạn có thể sử dụng các kỹ thuật khác nhau để thu thập phản hồi, chẳng hạn như khảo sát và hội thảo.

  • Khảo sát nhân viên:Bạn có thể thiết lập một khảo sát dễ dàng và miễn phí bằng cách sử dụng công cụ như Survey Monkey hoặc Microsoft Forms. Các câu hỏi không cần phức tạp; bạn chỉ cần cho mọi người cơ hội cung cấp phản hồi về những gì sẽ giúp họ trong công việc và đặt một cơ sở để đo lường sự cải thiện trong tương lai.
  • Hội thảo:Việc tổ chức một cuộc họp toàn thể nhân viên hoặc một loạt hội thảo có thể giúp giải quyết một số thách thức có thể được giải quyết bằng cách đầu tư vào công nghệ kỹ thuật số. Bạn cũng có thể nghe bất kỳ ý tưởng nào của nhân viên để giải quyết những vấn đề này và cảm nhận những lĩnh vực ưu tiên cần giải quyết. Nhân viên cũng sẽ có thể chia sẻ bất kỳ mối lo ngại nào về việc tăng cường đầu tư vào chuyển đổi số, điều này sẽ giúp họ đồng hành cùng bạn trong hành trình chuyển đổi.

  4. Thu thập yêu cầu và lập bản đồ quy trình cấp cao

  Tiếp theo, bạn có thể bắt đầu viết danh sách các điểm khó khăn và các cải tiến tiềm năng, chẳng hạn như cung cấp dịch vụ, đào tạo và giáo dục, nguồn nhân sự. Sau đó, bạn có thể bắt đầu lập bản đồ quy trình cấp cao. Một công cụ biểu đồ hữu ích là SIPOC, biểu đồ hóa nhà cung cấp, đầu vào, quy trình, đầu ra và khách hàng.

  Cuối cùng, dựa trên mức độ phức tạp của quy trình (từ cơ bản đến nâng cao), tốt nhất là nắm bắt các yêu cầu cấp cao như một cơ hội tiềm năng. Tìm hiểu thêm về cách bắt đầu thu thập yêu cầu.

• Bước 4: Nhận được sự đồng thuận

  Sự thành công của một dự án chuyển đổi số phụ thuộc rất lớn vào văn hóa của tổ chức. Nếu đội ngũ lãnh đạo không ủng hộ hoặc không hiểu quy trình, nó có nguy cơ gặp trục trặc khi cần thay đổi nhưng những người thực hiện thay đổi đó không có thẩm quyền để thực hiện hoặc sự hỗ trợ cần thiết khi cần

  Đây là bước quan trọng để khởi động và vận hành dự án chuyển đổi số – và để đảm bảo sự đầu tư cần thiết của tổ chức. Dưới đây là một số bước cần được xem xét để thu thập sự ủng hộ từ đội ngũ lãnh đạo:

  • Xác định người ủng hộ tốt nhất cho dự án hoặc sáng kiến trong đội ngũ lãnh đạo, người có thể đóng vai trò là người ảnh hưởng
    Dự đoán các nguồn phản đối, xác định các lĩnh vực quan tâm và động lực và xác định các chiến lược giảm thiểu
  • Bắt đầu với những lý do chính để bắt đầu hành trình chuyển đổi số, liệt kê các vấn đề cần giải quyết và đối phó với chúng bằng các giải pháp và cơ hội
  • Trình bày ý tưởng bằng nghiên cứu và theo giá trị mang lại cho tổ chức
  • Cố gắng làm rõ các trở ngại và thách thức tiềm ẩn
  • Giải thích vai trò của họ như là người ủng hộ trong hành trình chuyển đổi số, hành trình đó và cách họ có thể đóng góp giá trị
  • Nhận được cam kết của họ
  • Bắt đầu cuộc trò chuyện: nói ngôn ngữ mà đội ngũ điều hành của bạn có thể liên quan đến. Bằng cách biết điểm đau và đam mê của họ, bạn có thể bắt đầu một cuộc trò chuyện thu hút sự quan tâm và giữ chân họ.

• Bước 5: Xác định các phương án hành động

  Sau khi hoàn thành đánh giá năng lực, tổ chức cần xây dựng danh sách các hành động để thu hẹp khoảng cách năng lực. Những hành động này cần xem xét thay đổi con người, quy trình và nền tảng/công nghệ.

  Trong giai đoạn này, bạn cần xác định các năng lực tiềm năng trong tương lai. Ví dụ, đối với khả năng quản lý gây quỹ, một phương án về ‘con người’ có thể là bổ nhiệm một người hỗ trợ gây quỹ chuyên dụng; một phương án về ‘quy trình’ có thể là nâng cao quy trình quyên góp để đáp ứng nhu cầu quản lý cơ hội quyên góp trực tuyến; và một phương án về ‘nền tảng/công nghệ’ có thể là triển khai hệ thống quản lý nhà tài trợ.

• Bước 6: Lên kế hoạch và xác định thứ tự ưu tiên các sáng kiến

  Bây giờ bạn đã biết những thách thức và khoảng trống chính và đã xác định các phương án hành động cần thiết, bạn có thể tiến hành. Xem xét các hành động cần thiết và nhóm những hành động liên quan lại thành các gói công việc. Đây là các sáng kiến, dự án hoặc chương trình của bạn. Việc gọi chúng sẽ dựa trên sở thích của bạn cũng như phạm vi và độ phức tạp.

  Những sáng kiến này có thể bao gồm từ các thay đổi bên ngoài, chẳng hạn như thay đổi sản phẩm hoặc dịch vụ, hoặc cải thiện trải nghiệm khách hàng, đến chuyển đổi nội bộ như cơ sở hạ tầng công nghệ và hiệu ứng đám mây. Hoặc có thể là sự kết hợp của cả hai. Thậm chí có thể chỉ là một thay đổi nhỏ. Dù sao đi nữa, luôn quan trọng nhớ ba khía cạnh của bất kỳ chuyển đổi số nào: con người, quy trình và nền tảng.

  Mỗi sáng kiến kỹ thuật số sẽ khác nhau về phạm vi, nguồn lực và lợi nhuận đầu tư. Ưu tiên các sáng kiến dựa trên tác động và nỗ lực ước tính của chúng. Bắt đầu với các dự án đơn giản có các tính năng thiết yếu để thử nghiệm tính khả thi của giải pháp kỹ thuật số của bạn.

• Bước 7: Phát triển lộ trình và kế hoạch

  Sau khi khám phá các tùy chọn, ưu tiên chúng và đạt được sự ủng hộ đúng mức, bạn cần xây dựng một kế hoạch. Đây là giai đoạn xác định trình tự và lịch trình triển khai.

  Đảm bảo các sáng kiến được cung cấp đầy đủ tài nguyên là chìa khóa. Bạn không thể giải quyết mọi thứ cùng một lúc. Lắp ráp một nhóm có các kỹ năng và tâm lý phù hợp để biến chiến lược của bạn thành hiện thực. Lộ trình của bạn nên kết hợp lịch trình và thời gian thực tế cho mỗi sáng kiến dựa trên các ưu tiên, thời gian của sáng kiến và nguồn lực sẵn có.

  Hầu hết các hành trình chuyển đổi số đều thất bại do ngân sách không đủ. Khi bạn tạo kế hoạch ngân sách, hãy dự đoán sự chậm trễ và lên kế hoạch cho thời điểm công nghệ mới khiến các khoản đầu tư hiện tại trở nên lỗi thời. Hãy chắc chắn rằng bạn nghiên cứu giá cả và bao gồm ước tính chi phí thực tế cho mỗi dự án trong lộ trình.

• Bước 8: Tìm đối tác đồng hành cùng tổ chức trên hành trình

  

  Thách thức lớn nhất mà các tổ chức đối mặt trong việc chuyển đổi số là thiếu chuyên môn nội bộ để thực hiện sáng kiến. Một cách hiệu quả để giảm bớt công việc cho nhân viên nội bộ của bạn là sử dụng tài nguyên bên ngoài như tình nguyện viên, các tư vấn hoặc nhà cung cấp dịch vụ.

  Đối với một dự án công nghệ nhỏ, bạn có thể hợp tác với các tình nguyện viên để giúp bạn thực hiện hành trình. Đối với các dự án lớn hơn, bạn cần làm việc với các tư vấn. Họ sẽ đồng hành cùng tổ chức qua hành trình chuyển đổi số và đóng góp kinh nghiệm của họ để đảm bảo tổ chức đưa ra các quyết định đúng đắn. Các đối tác có thể gia tăng giá trị trong chiến lược, dịch vụ, công nghệ, quản lý thay đổi và đào tạo.

  Tìm hiểu cách bạn có thể huy động sự hỗ trợ từ một đối tác bên ngoài và các bước cần thực hiện để có được mức hỗ trợ phù hợp

  Đặt một phiên tư vấn miễn phí để thảo luận về hành trình chuyển đổi số của bạn.

• Bước 9: Truyền thông và thu hút các bên liên quan

  Thông báo cho nhân viên biết điều gì đang diễn ra sẽ thúc đẩy họ ủng hộ hành trình chuyển đổi số. Nếu mọi người hiểu được những gì đang xảy ra và tại sao, họ sẽ dễ dàng hơn trong việc hỗ trợ các thay đổi. Nếu giá trị của một cuộc biến đổi không được truyền đạt tốt, tổ chức có thể gặp khó khăn trong việc thu hút sự ủng hộ từ nhân viên, điều này có thể gây trở ngại sau này trong quá trình.

  Trong kế hoạch giao tiếp và liên quan đến các bên liên quan, bạn nên quyết định điều bạn muốn nói và người mà bạn muốn nói. Đó có phải là nhân viên nội bộ hay các nhóm bên ngoài như nhà tài trợ? Xác định kênh thông tin tốt nhất, tần suất phù hợp và cách sử dụng ngôn ngữ phù hợp.

• Bước 10: Bắt đầu thực hiện các sáng kiến

  Sau khi xác định các mục tiêu, thách thức và năng lực kỹ thuật số hiện tại, định rõ các sáng kiến và phát triển kế hoạch, hãy xem xét lại một cách nghiêm túc – liệu nó có thực tế hay bạn đang cố gắng đạt được quá nhiều? Liệu nó có chính đáng không? Các lợi ích bạn nhận được từ các hành động có đủ để chứng minh chi phí và công sức hay không?

  Khi bạn hài lòng với nó, đến lúc được phê duyệt chính thức và bắt đầu thực hiện các sáng kiến. Hãy nhớ rằng, tốt nhất là bạn nên thử nghiệm các ý tưởng khi bạn thực hiện quy trình. Đảm bảo rằng bạn liên kết mọi yêu cầu với lịch trình phù hợp. Ví dụ, nếu năm tài chính của bạn là từ tháng 7 đến tháng 6, bạn có thể cần hoàn thiện kế hoạch nháp vào tháng 4 hoặc tháng 5 để đưa vào ngân sách của năm sau.

  Sau khi kế hoạch đã được phê duyệt, vấn đề là phải bám sát và xem xét nó thường xuyên để đảm bảo rằng mọi thứ đang đi đúng hướng hoặc điều chỉnh nếu cần.

  Bước cuối cùng, hãy tìm hiểu những lý do chính khiến các dự án chuyển đổi số thất bại và các yếu tố quan trọng nhất quyết định thành công trong quá trình chuyển đổi số của bạn.

  Không có cấu trúc ‘hoàn hảo’ cho lộ trình chiến lược chuyển đổi số – vấn đề là việc chọn cấu trúc phù hợp với tổ chức của bạn.

Các ơn quý khách đã tham khảo bài viết, nếu quý khách có nhu cầu chuyển đổi số hãy liên hệ với Cánh Cam để được tư vấn chuyển đổi số doanh nghiệp.

>> Xem thêm Đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số

>> Xem thêm Những thách thức của chuyển đổi số