KPI là gì ? Làm thế nào để thiết lập, đo lường, tối ưu KPI hiệu quả ?

Trong bối cảnh doanh nghiệp hiện đại được vận hành bằng dữ liệu và đo lường, KPI không chỉ là công cụ quản trị, mà còn là kim chỉ nam chiến lược, giúp tổ chức đi đúng hướng trong hành trình dài hạn. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn đang vận hành KPI như một hệ thống báo cáo thụ động – thay vì khai thác nó như một công cụ định hình tư duy, dẫn dắt hành động và tạo ra giá trị thực tiễn.

Vậy, KPI là gì? Làm thế nào để thiết lập – đo lường – tối ưu KPI một cách hiệu quả, và trên hết, làm sao để KPI không trở thành “gánh nặng” quản lý mà là nền tảng của tư duy phát triển bền vững?

KPI là gì ?

Peter Drucker từng nói: “Điều gì được đo lường thì sẽ được thực hiện.” Việc đo lường là một công cụ quản lý thiết yếu, giúp chúng ta xác định liệu công việc đang thực hiện có tạo ra tác động hay không, chứng minh được giá trị, quản lý hiệu quả nguồn lực và tập trung vào các nỗ lực cải tiến.

Chỉ số Hiệu suất Chính (Key Performance Indicators) là những chỉ số định lượng quan trọng phản ánh mức độ tiến triển hướng đến một kết quả mong muốn. KPI giúp tập trung vào các cải tiến chiến lược và vận hành, cung cấp cơ sở phân tích cho việc ra quyết định và hướng sự chú ý đến những điều quan trọng nhất. Từ tài chính và nhân sự cho tới marketing và bán hàng, KPI giúp cho mọi hoạt động trong kinh doanh phát triển ở mức chiến lược.

Quản lý bằng KPI bao gồm việc đặt ra các mục tiêu (mức hiệu suất mong muốn) và theo dõi tiến độ đạt được so với các mục tiêu đó.

Việc quản lý bằng KPI thường đi kèm với nỗ lực cải thiện hiệu suất thông qua các chỉ số dẫn dắt – là những yếu tố dự báo thành công trong tương lai – và về sau sẽ phản ánh kết quả thông qua các chỉ số kết quả (lagging indicators).

KPI hiệu quả là KPI như thế nào ?

• Cung cấp minh chứng khách quan về tiến độ đạt được kết quả mong muốn.
• Đo lường những gì cần đo lường để giúp đưa ra quyết định tối ưu
• Đưa ra sự so sánh đánh giá mức độ thay đổi hiệu suất theo thời gian.
• Có thể theo dõi hiệu suất, hiệu quả, chất lượng, tính kịp thời, quản trị, tuân thủ, hành vi, kinh tế, hiệu suất dự án, hiệu suất nhân sự hay sử dụng tài nguyên.
• Cân bằng giữa các chỉ số dẫn đầu và chậm trễ.

Tại sao KPI lại quan trọng?

KPI là công cụ quan trọng giúp đảm bảo rằng các nhóm đang hỗ trợ đúng hướng các mục tiêu chung của tổ chức. Dưới đây là một số lý do chính cho thấy tại sao bạn cần sử dụng KPI:

• Giữ cho các nhóm làm việc đồng bộ: Dù là đo lường hiệu quả của dự án hay hiệu suất cá nhân, KPI giúp các nhóm cùng hướng về một mục tiêu chung.
• Đánh giá sức khỏe tổ chức: KPI cung cấp cái nhìn thực tế về tình hình tổ chức – từ các yếu tố rủi ro cho đến các chỉ số tài chính.
• Điều chỉnh kịp thời: KPI giúp bạn nhận diện rõ đâu là thành công, đâu là điểm chưa hiệu quả, từ đó tăng cường những gì đang hoạt động tốt và loại bỏ những gì không mang lại giá trị.
• Tăng cường trách nhiệm: KPI giúp nhân viên theo dõi tiến độ cá nhân, đồng thời giúp nhà quản lý giám sát và thúc đẩy quá trình làm việc, đảm bảo mọi người đều mang lại giá trị cho tổ chức.

Các loại KPI

Chỉ số KPI có nhiều loại khác nhau. Một số được sử dụng để đo lường tiến độ hàng tháng so với mục tiêu, trong khi một số khác có trọng tâm dài hạn hơn. Tuy nhiên, điểm chung của tất cả các KPI là đều gắn liền với các mục tiêu chiến lược. Dưới đây là tổng quan về một số loại KPI phổ biến nhất:

• KPI chiến lược (Strategic)

  Đây là những chỉ số tổng quan dùng để theo dõi các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Các lãnh đạo cấp cao thường chỉ theo dõi một hoặc hai KPI chiến lược để đánh giá tình hình hoạt động tổng thể. Ví dụ: tỷ suất hoàn vốn (ROI), doanh thu, thị phần.

• KPI vận hành (Operational)

  KPI này thường đo lường hiệu suất trong ngắn hạn và tập trung vào các quy trình và hiệu quả hoạt động của tổ chức. Ví dụ: doanh số theo khu vực, chi phí vận chuyển trung bình hàng tháng, chi phí trên mỗi lần chuyển đổi (CPA).

• KPI theo đơn vị chức năng (Functional Unit)

  Nhiều KPI được thiết kế cho các phòng ban hoặc chức năng cụ thể như Tài chính, CNTT,… Ví dụ, bộ phận IT có thể theo dõi thời gian xử lý sự cố hoặc thời gian hoạt động trung bình, trong khi phòng Tài chính có thể đo lường biên lợi nhuận gộp hoặc tỷ suất lợi nhuận trên tài sản (ROA). Những KPI này cũng có thể phân loại là chiến lược hoặc vận hành, tùy theo mục đích sử dụng.

• KPI dẫn dắt và kết quả (Leading vs. Lagging)

  Dù bạn xây dựng KPI theo loại nào, cũng cần hiểu sự khác biệt giữa chỉ số dẫn dắt (leading indicators) và chỉ số kết quả (lagging indicators).

  • Chỉ số dẫn dắt giúp dự báo kết quả trong tương lai,
  • Trong khi chỉ số kết quả theo dõi những gì đã xảy ra trong quá khứ.
    Các tổ chức hiệu quả thường sử dụng kết hợp cả hai để đảm bảo theo dõi được các yếu tố quan trọng nhất.

Cách phát triển KPI

Với rất nhiều dữ liệu có sẵn, bạn có thể bị cám dỗ để đo lường tất cả mọi thứ – hoặc ít nhất là những thứ dễ đo lường. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo chỉ đo lường những chỉ số hiệu suất chính (KPI) quan trọng nhất sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu kinh doanh. Tập trung chiến lược là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi xác định KPI. Dưới đây là một số phương pháp tốt nhất để phát triển các KPI phù hợp:

• Xác định cách sử dụng KPI

  Hãy trò chuyện với những người sẽ sử dụng báo cáo KPI để tìm hiểu họ muốn đạt được gì và cách họ sẽ sử dụng KPI. Điều này sẽ giúp bạn xác định các KPI có liên quan và có giá trị đối với người sử dụng trong doanh nghiệp.

• Liên kết KPI với mục tiêu chiến lược

  Nếu KPI của bạn không liên quan đến những gì bạn đang cố gắng đạt được trong doanh nghiệp, bạn đang lãng phí thời gian. Dù chúng có thể liên quan đến một chức năng cụ thể như Nhân sự (HR) hoặc Marketing, mỗi KPI đều phải gắn kết trực tiếp với các mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.

• Viết KPI theo tiêu chuẩn SMART

  Những KPI hiệu quả nhất tuân theo công thức SMART đã được kiểm chứng. Đảm bảo chúng Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Attainable), Thực tế (Realistic), và Có thời hạn (Time-Bound). Một số ví dụ có thể là “Tăng trưởng doanh số 5% mỗi quý” hoặc “Tăng điểm Net Promoter Score (NPS) lên 25% trong vòng 3 năm tới”.

• Giữ KPI rõ ràng và dễ hiểu

  Mọi người trong tổ chức đều nên hiểu KPI của bạn để có thể hành động theo chúng. Chính vì vậy, năng lực làm việc với dữ liệu rất quan trọng. Khi mọi người hiểu cách làm việc với dữ liệu, họ có thể đưa ra quyết định giúp thay đổi tình hình theo hướng tích cực.

• Lên kế hoạch thay đổi khi cần thiết

  Khi doanh nghiệp và khách hàng thay đổi, bạn có thể cần phải điều chỉnh KPI. Có thể một số KPI không còn phù hợp, hoặc bạn cần điều chỉnh dựa trên hiệu suất thực tế. Đảm bảo bạn có kế hoạch để đánh giá và điều chỉnh KPI khi cần thiết.

• Tránh quá tải KPI

  Với sự phát triển của công nghệ thông tin và khả năng trực quan hóa dữ liệu, các tổ chức có thể dễ dàng đo lường mọi thứ. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng KPI chỉ liên quan đến những mục tiêu quan trọng nhất. Tránh tình trạng quá tải KPI bằng cách tập trung vào những chỉ số có tác động lớn nhất.

3 Bước để xây dựng chiến lược KPI mạnh mẽ

Nếu các chỉ số hiệu suất chính (KPI) của bạn không mang lại kết quả như mong đợi, đã đến lúc điều chỉnh chiến lược của mình. Dưới đây là ba điều bạn có thể làm để đảm bảo mọi người trong tổ chức đều hiểu rõ KPI có ý nghĩa gì và cách sử dụng chúng để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, tác động đến hoạt động kinh doanh:

1. Chọn KPI quan trọng nhất

Để đảm bảo bạn đang đo lường những gì thực sự quan trọng, bạn nên kết hợp cả chỉ số dẫn dắt và chỉ số kết quả. Chỉ số kết quả giúp bạn hiểu về kết quả trong một khoảng thời gian, chẳng hạn như doanh số bán hàng trong 30 ngày qua. Chỉ số dẫn dắt giúp bạn dự báo những gì có thể xảy ra dựa trên dữ liệu, cho phép bạn điều chỉnh để cải thiện kết quả.

2. Tạo ra một văn hóa dựa trên KPI

Các chỉ số hiệu suất chính sẽ không có giá trị nếu mọi người không hiểu rõ chúng là gì và cách sử dụng chúng (bao gồm cả ý nghĩa của từ viết tắt KPI). Tăng cường năng lực làm việc với dữ liệu trong tổ chức để mọi người đều hướng tới các mục tiêu chiến lược. Giáo dục nhân viên, giao cho họ những KPI phù hợp, và sử dụng nền tảng BI hàng đầu để giúp mọi người đưa ra quyết định giúp doanh nghiệp phát triển.

3. Lặp lại và điều chỉnh

Để các KPI luôn cập nhật, hãy điều chỉnh chúng dựa trên thay đổi từ thị trường, khách hàng và tổ chức. Tổ chức các cuộc họp thường xuyên để xem xét lại KPI, kiểm tra hiệu suất để xem có cần điều chỉnh hay không, và công bố bất kỳ thay đổi nào để đội ngũ luôn được cập nhật.

Lưu ý rằng, thiết lập KPI phụ thuộc vào nhiều yếu tố, cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Trước khi thiết lập KPI cụ thể bạn nên có những nghiên cứu kỹ lưỡng, đồng thời có thể áp dụng các mô hình như SMART, SWOT, PESTEL,… nhằm nắm rõ các vấn đề xung quanh doanh nghiệp. Hy vọng rằng, qua bài viết này Cánh Cam đã mang đến cho người đọc những nội dung hữu ích và các kiến thức cơ bản về KPI.

>> Xem thêm:

Mô hình SWOT là gì? Vì sao SWOT là công cụ chiến lược không thể thiếu?

Brief là gì ? 7 Yếu tố tạo nên một bản Brief hoàn hảo