Trong bối cảnh doanh nghiệp hiện đại được vận hành bằng dữ liệu và đo lường, KPI không chỉ là công cụ quản trị, mà còn là kim chỉ nam chiến lược, giúp tổ chức đi đúng hướng trong hành trình dài hạn. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn đang vận hành KPI như một hệ thống báo cáo thụ động – thay vì khai thác nó như một công cụ định hình tư duy, dẫn dắt hành động và tạo ra giá trị thực tiễn.
Vậy, KPI là gì? Làm thế nào để thiết lập – đo lường – tối ưu KPI một cách hiệu quả, và trên hết, làm sao để KPI không trở thành “gánh nặng” quản lý mà là nền tảng của tư duy phát triển bền vững?
KPI là gì?
Peter Drucker từng nói: “Điều gì được đo lường thì sẽ được thực hiện.” Việc đo lường là một công cụ quản lý thiết yếu, giúp chúng ta xác định liệu công việc đang thực hiện có tạo ra tác động hay không, chứng minh được giá trị, quản lý hiệu quả nguồn lực và tập trung vào các nỗ lực cải tiến.
Chỉ số Hiệu suất Chính (Key Performance Indicators) là những chỉ số định lượng quan trọng phản ánh mức độ tiến triển hướng đến một kết quả mong muốn. KPI giúp tập trung vào các cải tiến chiến lược và vận hành, cung cấp cơ sở phân tích cho việc ra quyết định và hướng sự chú ý đến những điều quan trọng nhất. Từ tài chính và nhân sự cho tới marketing và bán hàng, KPI giúp cho mọi hoạt động trong kinh doanh phát triển ở mức chiến lược.
Quản lý bằng KPI bao gồm việc đặt ra các mục tiêu (mức hiệu suất mong muốn) và theo dõi tiến độ đạt được so với các mục tiêu đó.
Việc quản lý bằng KPI thường đi kèm với nỗ lực cải thiện hiệu suất thông qua các chỉ số dẫn dắt – là những yếu tố dự báo thành công trong tương lai – và về sau sẽ phản ánh kết quả thông qua các chỉ số kết quả (lagging indicators).
KPI hiệu quả là KPI như thế nào?
- Cung cấp minh chứng khách quan về tiến độ đạt được kết quả mong muốn.
- Đo lường những gì cần đo lường để giúp đưa ra quyết định tối ưu.
- Đưa ra sự so sánh đánh giá mức độ thay đổi hiệu suất theo thời gian.
- Có thể theo dõi hiệu suất, hiệu quả, chất lượng, tính kịp thời, quản trị, tuân thủ, hành vi, kinh tế, hiệu suất dự án, hiệu suất nhân sự hay sử dụng tài nguyên.
- Cân bằng giữa các chỉ số dẫn đầu và chậm trễ.
Tại sao KPI lại quan trọng?
KPI là công cụ quan trọng giúp đảm bảo rằng các nhóm đang hỗ trợ đúng hướng các mục tiêu chung của tổ chức. Dưới đây là một số lý do chính cho thấy tại sao bạn cần sử dụng KPI:
- Giữ cho các nhóm làm việc đồng bộ: Dù là đo lường hiệu quả của dự án hay hiệu suất cá nhân, KPI giúp các nhóm cùng hướng về một mục tiêu chung.
- Đánh giá sức khỏe tổ chức: KPI cung cấp cái nhìn thực tế về tình hình tổ chức – từ các yếu tố rủi ro cho đến các chỉ số tài chính.
- Điều chỉnh kịp thời: KPI giúp bạn nhận diện rõ đâu là thành công, đâu là điểm chưa hiệu quả, từ đó tăng cường những gì đang hoạt động tốt và loại bỏ những gì không mang lại giá trị.
- Tăng cường trách nhiệm: KPI giúp nhân viên theo dõi tiến độ cá nhân, đồng thời giúp nhà quản lý giám sát và thúc đẩy quá trình làm việc, đảm bảo mọi người đều mang lại giá trị cho tổ chức.
Các loại KPI
Chỉ số KPI có nhiều loại khác nhau. Một số được sử dụng để đo lường tiến độ hàng tháng so với mục tiêu, trong khi một số khác có trọng tâm dài hạn hơn. Tuy nhiên, điểm chung của tất cả các KPI là đều gắn liền với các mục tiêu chiến lược. Dưới đây là tổng quan về một số loại KPI phổ biến nhất:
-
KPI chiến lược (Strategic)
Đây là những chỉ số tổng quan dùng để theo dõi các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Các lãnh đạo cấp cao thường chỉ theo dõi một hoặc hai KPI chiến lược để đánh giá tình hình hoạt động tổng thể. Ví dụ: tỷ suất hoàn vốn (ROI), doanh thu, thị phần.
-
KPI vận hành (Operational)
KPI này thường đo lường hiệu suất trong ngắn hạn và tập trung vào các quy trình và hiệu quả hoạt động của tổ chức. Ví dụ: doanh số theo khu vực, chi phí vận chuyển trung bình hàng tháng, chi phí trên mỗi lần chuyển đổi (CPA).
-
KPI theo đơn vị chức năng (Functional Unit)
Nhiều KPI được thiết kế cho các phòng ban hoặc chức năng cụ thể như Tài chính, CNTT,… Ví dụ, bộ phận IT có thể theo dõi thời gian xử lý sự cố, trong khi phòng Tài chính có thể đo lường biên lợi nhuận gộp hoặc tỷ suất lợi nhuận trên tài sản (ROA).
-
KPI dẫn dắt và kết quả (Leading vs. Lagging)
Dù bạn xây dựng KPI theo loại nào, cũng cần hiểu sự khác biệt giữa chỉ số dẫn dắt (leading indicators) giúp dự báo tương lai và chỉ số kết quả (lagging indicators) theo dõi những gì đã xảy ra.
Cách phát triển KPI
Với rất nhiều dữ liệu có sẵn, bạn có thể bị cám dỗ để đo lường tất cả mọi thứ. Tuy nhiên, tập trung chiến lược là yếu tố quan trọng nhất. Dưới đây là một số phương pháp tốt nhất để phát triển các KPI phù hợp:
-
Xác định cách sử dụng KPI
Hãy trò chuyện với những người trực tiếp sử dụng báo cáo để tìm hiểu họ muốn đạt được gì. Điều này giúp xác định các KPI có giá trị thực tế đối với doanh nghiệp.
-
Liên kết KPI với mục tiêu chiến lược
Mỗi KPI đều phải gắn kết trực tiếp với các mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Nếu không, bạn đang lãng phí thời gian và nguồn lực vào những con số vô nghĩa.
-
Viết KPI theo tiêu chuẩn SMART
Đảm bảo KPI tuân thủ: Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Attainable), Thực tế (Realistic), và Có thời hạn (Time-Bound).
-
Giữ KPI rõ ràng và dễ hiểu
Mọi người trong tổ chức đều nên hiểu KPI để có thể hành động. Khi mọi người hiểu dữ liệu, họ sẽ đưa ra quyết định giúp thay đổi tình hình theo hướng tích cực.
-
Lên kế hoạch thay đổi khi cần thiết
Khi thị trường và khách hàng thay đổi, hãy sẵn sàng điều chỉnh hoặc loại bỏ các KPI không còn phù hợp để đảm bảo tính thời điểm.
-
Tránh quá tải KPI
Tránh tình trạng quá tải dữ liệu bằng cách chỉ tập trung vào những chỉ số có tác động lớn nhất đến mục tiêu cuối cùng.
3 Bước để xây dựng chiến lược KPI mạnh mẽ
Nếu các chỉ số hiệu suất chính của bạn không mang lại kết quả, hãy thử áp dụng quy trình 3 bước sau:
1. Chọn KPI quan trọng nhất
Kết hợp cả chỉ số dẫn dắt (dự báo) và chỉ số kết quả (thực tế đã qua). Điều này cho phép bạn điều chỉnh kế hoạch kịp thời để cải thiện kết quả cuối cùng.
2. Tạo ra một văn hóa dựa trên KPI
KPI chỉ có giá trị khi nhân viên hiểu rõ ý nghĩa của chúng. Hãy giáo dục đội ngũ, giao KPI phù hợp và sử dụng các nền tảng BI (Business Intelligence) để hỗ trợ ra quyết định.
3. Lặp lại và điều chỉnh
Tổ chức các cuộc họp thường xuyên để xem xét lại KPI dựa trên biến động thị trường. Đảm bảo toàn bộ đội ngũ luôn được cập nhật những thay đổi mới nhất.
Lưu ý rằng, thiết lập KPI phụ thuộc vào nhiều yếu tố, cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Trước khi bắt đầu, bạn nên nghiên cứu kỹ lưỡng và áp dụng các mô hình như SWOT, PESTEL,… nhằm nắm rõ vị thế doanh nghiệp. Hy vọng bài viết từ Cánh Cam đã mang đến cho bạn kiến thức hữu ích về KPI.
>> Xem thêm:
