Brief là gì ? 7 Yếu tố tạo nên một bản Brief hoàn hảo

Brief là hình thức Marketing quan trọng quyết định 50% sự thành công trong các dự án content. Vậy Brief là gì?, công ty thiết kế website Cánh Cam sẽ chia sẻ cho bạn đọc những thông tin hữu ích về Brief và các yếu tố tạo nên một bản Brief hoàn hảo.

1. Brief là gì?

Brief là gì? Brief là văn bản thể hiện những thông tin cô đọng, ngắn gọn và súc tích những công việc mà khách hàng yêu cầu đến các công ty dịch vụ Marketing. Những thông tin này được sử dụng với mục đích hỗ trợ các công ty Agency có thể hiểu được những mong muốn của khách hàng một cách rõ ràng.

Brief được ứng dụng nhằm thiết lập nền tảng chung cho những chiến dịch hay hoạt động quảng cáo của một thương hiệu. Đây là công cụ hỗ trợ các bộ phận thực hiện hiệu quả yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra, nó còn bảo đảm chiến dịchđược thực hiện đúng thời hạn cũng như làm cơ sở để đánh giá kết quả của dự án.

>> Xem thêm
Content SEO là gì? Cách tạo và triển khai kế hoạch Content SEO hiệu quả

2. Tại sao Brief quan trọng trong Marketing?

Brief thực chất là một bảng tóm tắt nội dung, có vai trò quan trọng trong các chiến lược Marketing. Với công cụ này, các công ty cung cấp dịch vụ Marketing sẽ dễ dàng thực hiện chiến lược quảng cáo cho khách hàng cũng như mang lại nhiều lợi ích thiết thực khác như:

• Thông qua nghiên cứu và tổng hợp thông tin từ Brief, họ có thể dễ dàng đặt ra các mục tiêu cho chiến lược tiếp thị.
• Đặt các cột mốc cụ thể để theo dõi, phân tích sự biến động và kết quả trong suốt quá trình thực hiện quy trình quảng cáo.
• Linh hoạt trong việc phân công nhiệm vụ, theo dõi lịch trình làm việc của các thành viên cũng như các bên có liên quan.
• Mô tả các chiến lược Marketing chuyên nghiệp.
• Phân tích và đánh giá sự thành công của một chiếc lược Marketing để rút kinh nghiệm cho các dự án sau.
• Dễ dàng nghiên cứu và phân tích đối tượng cần hướng đến trong các chiến lược.

Nhờ sử dụng Brief, các doanh nghiệp sẽ nắm được mục tiêu, chiến lược và tạo định hướng rõ ràng các dự án Marketing để tăng hiệu quả lên cao hơn.

3. Hai dạng Brief phổ biến hiện nay

Brief vừa truyền đạt đủ thông tin trong khoảng thời gian ngắn vừa thể hiện cảm hứng sáng tạo độc đáo cho Agency. Brief được chia thành 2 loại chính:

3.1. Creative Brief

Creative Brief được tạo ra và sử dụng trong nội bộ của công ty Marketing. Mục đích sử dụng của Creative Brief là phân phối các thông tin và truyền động lực để nhân sự sáng tạo phát huy năng lực và làm việc hiệu quả.
Thông thường, Creative Brief sẽ bao gồm các nội dung như:

• Job Description: Thông tin mô tả cụ thể các công việc cần làm.
• Target Audience: Các mục tiêu mà khách hàng đã định hướng nội dung.
• SMP (Single – Minded – Proposition): Phân tích các tác động liên quan đến sản phẩm, dịch vụ của khách hàng.
• Key Response: Mục tiêu cuối cùng mà khách hàng hướng đến trong các hoạt động Marketing.
• Budget: Ngân sách cần chi cho các chiến lược Creative.

3.2 Communication Brief

Communication Brief là phiên bản Brief chi tiết được các công ty Marketing soạn thảo để cung cấp cho khách hàng. Công cụ này thường được các công ty soạn thảo dưới dạng câu hỏi 5W1H (Where, When, Why, Who, How). Các thông tin liên quan đến thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ đều sẽ dựa trên 5W1H để xác định hướng phát triển đảm bảo đạt được mục tiêu.

Một bản Communication Brief hoàn chỉnh sẽ bao gồm các yếu tố như:

• Project: Mục đích mà dự án cần phải thực hiện.
• Client: Khách hàng.
• Brand: Các thông tin liên quan đến sản phẩm, thương hiệu, dịch vụ,…
• Project description: Mô tả các yêu cầu về dự án cần phải thực hiện.
• Brand background: Các thông tin về đối thủ cạnh tranh, các nền tảng phát triển trên thị trường,…
• Objectives: Mục tiêu tiếp thị mà dự án hướng tới.
• Target Audience: Các thông tin về mục tiêu hướng đến của khách hàng.
• Coverage: Ngân sách dành cho Communication Brief.
• Timing: Thời gian được phân chia phù hợp.

Thông thường, Communication Brief có vai trò quan trọng hơn Creative Brief. Do đó, bạn nên dành thời gian và công sức đầu tư chi tiết cho Communication Brief để nhân sự làm việc hiệu quả hơn.

4. Cấu trúc cơ bản của một bản Brief tốt

Cấu trúc cơ bản của một bản Brief hoàn chỉnh cụ thể như sau:

• Mô tả vấn đề, trình bày cụ thể nguyên nhân và định hướng giải pháp. Thực tế tình hình kinh doanh, vấn đề thương hiệu và sản phẩm đang gặp phải.
• Mục tiêu quan trọng nhất cần đạt được thể hiện một cách ngắn gọn, súc tích.
• Đặc điểm và hiểu rõ khách hàng mục tiêu. Các vấn đề cần nêu rõ như động lực (diver) và trở ngại (barrier) khiến khách hàng không mua những sản phẩm hay sử dụng dịch vụ.
• Tính cách hoặc câu chuyện của thương hiệu, phong cách riêng mà thương hiệu hướng đến hoặc quá trình tạo thương hiệu.
• Ngân sách và thời gian cần có để thực hiện dự án.

Brief thường được chia thành nhiều mục đích đa dạng, có thể kế đến như communication Brief, production Brief và creative Brief.

5. 7 Yếu tố tạo nên một bản Brief hoàn chỉnh

Để tạo ra một bản Brief hoàn chỉnh, người thực hiện cần tập trung vào các yếu tố sau đây:

5.1 Bản Brief ngắn gọn, tập trung ý chính quan trọng

Việc nhồi nhét quá nhiều thông tin vào một bản Brief thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp. Khiến người dùng khó tiếp nhận thông tin và xử lý các yêu cầu cần thiết và mục tiêu đặt ra. Vì thế, thiết kế nội dung và kết cấu của Brief cần ngắn gọn, xúc tích, thể hiện rõ ý chính và mục tiêu rõ ràng.

Định hướng nội dung Brief cũng rất quan trọng, nội dung nên xoay quanh về những vấn đề trọng tâm, mục tiêu thực hiện và những vấn đề liên quan đến sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu.

5.2 Bản Brief cần rõ ràng về mục tiêu

Trước khi tạo nên các bản Brief chuyên nghiệp, bạn cần tiến hành nghiên cứu và phân tích thị trường mà mình hướng đến. Điều này giúp bạn xác định các mục tiêu cần đạt được để lập chỉ tiêu và có chiến lược cụ thể.

Thông qua việc lập bản Brief có mục tiêu rõ ràng, người thực hiện sẽ bám sát nhiệm vụ một cách dễ dàng hơn, có hệ thống và thực hiện công việc đạt hiệu quả cao hơn.

5.3 Cung cấp đủ thông tin về các đối tác liên quan

Brief cần thống kê đầy đủ thông tin và đảm bảo độ chính xác các bên liên quan chính. Thông tin nên được cung cấp đầy đủ, rõ ràng để công ty Marketing và khách hàng hiểu rõ. Từ đó giúp dự án sẽ được phát triển đúng hướng và dễ dàng hơn, điều này giúp kiểm soát mọi thứ tốt hơn khi có sự cố xảy ra.

Về công ty Marketing, tất cả các thông tin phải được các bộ phận có liên quan cung cấp đầy đủ, chi tiết. Cần ghi chú rõ ràng từ người chịu trách nhiệm nội dung cho đến các bên chịu trách nhiệm khác. Việc này giúp cho quá trình điều hành được quản lý chặt chẽ, người thực hiện có thể hoàn thành tốt dự án.

5.4 Phân tích chi tiết đối thủ cạnh tranh

Nhiều người chỉ quan tâm đến việc phát triển nội dung sản phẩm của riêng mình mà quên phân tích đối thủ cạnh tranh.
Việc phân tích chi tiết đối thủ cạnh tranh cùng lĩnh vực cũng rất quan trọng trong việc phát triển chiến lược của doanh nghiệp thông qua việc phân tích, đánh giá chiến lược của họ.

5.5 Điều chỉnh thời gian thực hiện một cách phù hợp

Thời gian thực hiện quá ngắn hoặc quá dài khiến dự án bị kém chất lượng. Nếu muốn tạo Brief chuyên nghiệp, bạn phải sắp xếp thời gian một cách hợp lý. Thời gian trong Brief ảnh hưởng đến tiến độ công việc, kết quả thực hiện và đẩy mạnh quá trình hoàn thành dự án trong thời gian chính xác.

5.6 Đảm bảo ngân sách đầy đủ

Ngân sách là yếu tố vô cùng quan trọng khi thực hiện các dự án Marketing. Để tránh các trường hợp bất ngờ, người xây dựng Brief phải biết cách dự trù ngân sách trong các trường hợp phát sinh. Điều này giúp xử lý các sự cố xảy ra trong quá trình làm việc một cách dễ dàng hơn, nhanh chóng mà không lo ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

5.7 Tận dụng các ứng dụng hỗ trợ Briefing

5.7.1 Ứng dụng Briefing

Briefing là ứng dụng được tạo ra nhằm mục đích hỗ trợ người dùng dễ dàng tiếp cận với thông tin một cách nhanh nhất. Trước đây, Briefing không được nhiều người biết đến bởi ứng dụng này chỉ hỗ trợ ngôn ngữ của một số quốc gia.

Hiện nay, Briefing đã thịnh hành hơn và được sử dụng nhiều tại Việt Nam. Hầu hết các dòng điện thoại android đều đã tích hợp sẵn Briefing và hỗ trợ ngôn ngữ tiếng việt cho người dùng nội địa. Đối với hệ điều hành IOS, ứng dụng tương đương với Briefing là Flipboard.

5.7.2 Cách bật/tắt ứng dụng Briefing

• Nếu không muốn sử dụng Briefing, bạn hãy chạm và giữ ở một khoảng trống bát kỳ trên màn hình điện thoại sao cho ứng dụng hiển thị giao diện.
• Sau đó, tiến hành vuốt sang phải để tìm kiếm ứng dụng Briefing.
• Khi các ứng dụng Briefing hiển thị, tiến hành tích chọn vào ô vuông bên trên Flipboard Briefing và thực hiện các thao tác tắt ứng dụng là hoàn thành.

6. Quy trình sử dụng Bản Brief từ phía Client đến Agency

Bước 1: Brief

Sau khi nắm kiến thức về Brief là gì, khách hàng cần cung cấp đầy đủ, chi tiết thông tin Brief đến các công ty Agency, các nội dung cần cung cấp như sau:

• Tình trạng hiện tại của doanh nghiệp.
• Hướng đến đối tượng khách hàng.
• Thông tin và hình ảnh liên quan đến dịch vụ, sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp.
• Thông điệp hoặc slogan doanh nghiệp muốn truyền tải về sản phẩm, dịch vụ để truyền bá thương hiệu.
• Mục tiêu mà dự án hướng đến.
• Các vấn đề mà doanh nghiệp phải đối mặt và xác định đối thủ cạnh tranh.
• Dự trù ngân sách dự án, các hoạt động phụ trợ,…

Bước 2: Pitching

Sau khi nhận được Brief từ khách hàng, Agency sẽ tham gia Pitching. Account và Planner sẽ tiến hành lập bản kế hoạch chiến dịch (Proposal và thuyết trình). Thông qua đó, khách hàng có thể chọn ra Agency phù hợp với yêu cầu để thực hiện chiến dịch Marketing của mình.

Bước 3: Planning

Từ bản Brief được cung cấp, Agency tiến hành thực hiện các chiến lược. Trong đó, cần bảo đảm các yếu tố quan trọng như:

• Big Idea và Budget để đảm bảo các ý tưởng, ngân sách phù hợp để có cơ hội thành công cao hơn.
• Kế hoạch thực hiện dự án chi tiết, kế hoạch này cần được phân theo từng bộ phận, nhiệm vụ và có thể chia theo từng giai đoạn ngắn hoặc dài (theo tuần, tháng, năm,…) sao cho phù hợp.

Bước 4: Production

Sau khi có Brief chi tiết và được doanh nghiệp thông qua, các nhân sự liên quan sẽ tiến hành triển khai theo kế hoạch đã đề ra. Các công việc bao gồm: tạo nội dung, thiết kế banner, tạo hình ảnh, video, chỉnh sửa kịch bản,…. Tất cả đều sẽ được hoàn thiện để đưa lên các kênh thông tin như đã tạo trong kế hoạch trước đó.

Bước 5: Advertising

Nhân sự sẽ thực hiện các hoạt động Media theo kế hoạch để tăng cơ hội tiếp nhận khách hàng mà dự án hướng đến. Bước 5 được xem như là một cách bảo đảm hiệu quả quảng cáo để thu về kết quả hoàn hảo nhất.

Bước 6: Report & Payment

Report sẽ báo cáo hiệu quả chiến dịch và theo dõi tình hình để đánh giá cũng như phân tích các kết quả mà dự án đã thực hiện được. Từ đó nhân sự có thể nêu rõ vấn đề dự án và đề xuất chiến dịch phù hợp hơn, điều này giúp tăng hiệu quả quảng cáo.

Payment là giai đoạn cuối cùng trước khi kết thúc một dự án quảng cáo. Cả hai bên tiến hành thanh toán chi phí đã được ký kết trong các hợp đồng trước đó.

7. Một số mẫu Brief phổ biến

7.1 Mẫu Creative Brief

Mẫu Creative Brief bao gồm các yếu tố sau:

• Campaign Requirement (các yêu cầu cần thực hiện).
• Thông tin cơ bản, background của sản phẩm hoặc các dịch vụ mà doanh nghiệp bao gồm: Nội dung, chiến lược và thời gian thực hiện.
• Thông tin về thị trường và các đối thủ cạnh tranh khác cùng lĩnh vực.
• Khách hàng tiềm năng và các mục tiêu về Marketing/media.
• Thông điệp hoặc slogan cần truyền tải và những dữ liệu có liên quan.
• Các yếu tố bắt buộc phải có trong dự án (mandatories). Điển hình như: Hình ảnh, tên, chương trình, slogan.
• Thời gian thực hiện, kênh thông tin được đăng tải trên bài viết.
• Các yêu cầu khác.
• Người liên lạc, thời gian để liên hệ khi có vấn đề cần bàn bạc và trao đổi.

7.2 Mẫu Communication Brief

Mẫu Communication Brief bao gồm các yếu tố sau:

• Mục tiêu Marketing chi tiết.
• Đối tượng khách hàng hướng đến, nhu cầu cũng như hình ảnh khách hàng một cách chi tiết.
• Những đặc điểm cần ghi nhớ trong quá trình thực hiện dự án.
• Những yếu tố tăng sức thuyết phục nhằm bảo đảm dự án quảng cáo sẽ thành công hơn so với các đối thủ cạnh tranh.
• Các yếu tố bắt buộc và những thông tin cụ thể cần thể hiện trong quảng cáo.
• Đặc điểm nổi bật của dịch vụ/sản phẩm và điều khiến thương hiệu của doanh nghiệp khác biệt so với đối thủ cạnh tranh.
• Nhân sự đảm nhận dự án.

7.3 Mẫu Project Brief

Project Brief bao gồm mục tiêu, các bên liên quan, yêu cầu và hướng dẫn. Project Brief tập trung vào các vào chi tiết công việc như: lịch trình, sản phẩm cần giao, thời gian thực hiện và hậu cần để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra một cách đồng bộ.

Ba yếu tố quan trọng đối với một Project Brief thành công là mục tiêu, thời gian và ngân sách. Qua việc làm này, cả công ty và nhóm biết được những lĩnh vực mà họ có thể thử nghiệm sáng tạo, và những nơi mà họ phải tuân theo nghiêm ngặt các yêu cầu đã được nêu trong Project Brief.

8. Giải đáp câu hỏi thường gặp?

8.1 Tầm quan trọng của một bản Brief là gì?

Brief là một bản tóm tắt thông tin có nhiều vai trò cụ thể như:

• Cung cấp thông tin của khách hàng về mong muốn phát triển sản phẩm, chiến dịch, quảng bá sản phẩm/dịch vụ đến công chúng.
• Tạo nguồn cảm hứng cho các nhân sự thực hiện ý tưởng sáng tạo.
• Đảm bảo sự đồng bộ, liền mạch trong cả quá trình thực hiện ý tưởng truyền thông, Marketing.

8.2 Communication Brief có cần thiết giữa khách hàng và Account trong truyền thông?

Communication Brief không phải là yếu tố cần phải có để tạo sự liên kết giữa khách hàng và Account trong lĩnh thực truyền thông. Việc sử dụng bản tóm tắt thông tin phù hợp sẽ giúp các bên hiểu rõ và đáp ứng các nhu cầu, năng lực làm việc cũng như tiếng nói chung trong quá trình hợp tác.

Communication Brief rất cần thiết giữa khách hàng và Account trong truyền thông Bài viết trên, Cánh Cam đã giải thích “Brief là gì?” và phân tích chi tiết về Brief. Hãy theo dõi Cánh Cam để tìm hiểu những kiến thức thú vị khác nhé!

Xem thêm: Target là gì?