Kick off là gì? 3 điểm cần lưu ý khi tổ chức

Kick off là một công cụ để khởi chạy một dự án hoặc thúc đẩy tinh thần cho nhân viên. Nhưng định nghĩa kick off là gì? và những điểm cần lưu ý khi tổ chức Kick off để mang lại hiệu quả tối ưu? Hãy cùng công ty thiết kế website Cánh Cam tìm hiểu nhé.

1. Kick off là gì?

Kick off là khởi động,  là bắt đầu một dự án hoặc công trình nào đó, cũng có thể là hoạt động khai trương. Trong việc kinh doanh, Kick off là một bước bắt đầu quan trọng giúp mọi công việc có một khởi đầu đúng đắn, chắc chắn rằng các bên liên quan có cùng mục đích và tầm nhìn chung.

Kick off đóng vai trò tạo những ấn tượng ban đầu, hơn thế nữa là xây dựng niềm tin với các khách hàng và đối tác. Từ đây, các bên liên quan sẽ cùng đưa ra các hướng đi, kế hoạch cụ thể để có thể thực hiện mục đích phát triển hoạt động kinh doanh một cách tối ưu nhất.

Khái niệm là thế, nhưng so với thực tế thì đây không phải là một nhiệm vụ có thể bắt đầu bất cứ lúc nào. Lựa chọn thời gian để bắt đầu Kick off phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được tiến độ, cũng như nắm chắc được mức độ chính xác hoàn thành dự án theo kế hoạch đã đặt ra trước đó.

Kick off thường được diễn ra dưới dạng là một cuộc họp gặp mặt để các bên liên quan có thể tương tác và làm quen với nhau, xác định một mối quan hệ hợp tác lâu dài. Buổi “gặp mặt” này thường được tổ chức sau khi hợp đồng được ký kết và các thỏa thuận đôi bên được hoàn tất.

2. Các điểm cần lưu ý khi Kick off được tổ chức

2.1. Xây dựng kế hoạch Kick off đúng cách

Khi bạn là người giữ trách nhiệm là người tổ chức Kick off meeting, bạn phải là người trực tiếp tham gia và phải đảm nhận luôn vai trò thực hiện các công việc của dự án đó để nắm rõ được tất tần tật công việc.

Với việc là người trực tiếp tham gia vào cả quá trình, bạn sẽ đánh giá được năng lực thực tế cũng như phát hiện được rủi ro, khả năng thực hiện của từng giai đoạn.

Quan trọng hơn hết, hãy thực hiện cùng với các cộng sự hiểu rõ về dự án của bạn và hơn thế nữa là sản phẩm, quy trình và hướng đến một kết quả chung để buổi Kick off meeting được thành công.

Hãy chuẩn bị đầy đủ những tài liệu quan trọng để đảm bảo rằng mọi người tham gia buổi Kick off đều nắm bắt được những gì bạn đang làm. Ghi chú những điều cần được trao đổi trong buổi Kick off để buổi trao đổi sẽ đạt được những mục tiêu đã đề ra ban đầu.

2.2. Xác định đúng thời điểm Kick off

Bạn có thể tổ chức nhiều cuộc họp rehearsal khác nhau để lên kế hoạch chuẩn bị trước. Nhưng, buổi Kick off chính thức phải được đề xuất, chọn lựa và nhận định rõ được mục đích, kế hoạch và cách thực hiện để xác định được thời gian Kick off hợp lý.

Thời gian có thể được thay đổi dựa trên quy mô, độ phức tạp hay nhiều vấn đề khác, tuy nhiên việc thay đổi thời gian là vấn đề khá tối kị, nên mọi thông tin phải được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo hiệu quả cho buổi Kick off.

Lưu ý rằng, thời điểm tổ chức đảm bảo được rằng tất cả các bên liên quan đều có thể tham gia. Tránh tổ chức khi chưa được lên kế hoạch trước đó hoặc tổ chức cận kề deadline.

2.3. Tạo không khí sôi nổi

Ngoài ý nghĩa là một sự khởi đầu, Kick off còn có khái niệm là hoạt động thúc đẩy tinh thần cho nhân viên. Vì thế, đừng xây dựng buổi Kick off mang một bầu không khí căng thẳng và uể oải.

Thay vì thế, hãy xây dựng các hoạt động nhằm kết nối mọi người với nhau để xóa bỏ những áp lực, mang đến cảm giác thoải mái và hứng khởi để chia sẻ, bàn bạc và đi đến sự thống nhất trong niềm vui vẻ thay vì cứng nhắc và quá nghiêm túc.

3. Các bước cần làm để buổi Kick off thành công

3.1. Những điều cơ bản cần chuẩn bị

Các nội dung cần phải được trình bày trong buổi Kick off hôm đó là gì? Hãy chuẩn bị bảng brief chi tiết và gửi đi cho các bên trước khi tham gia buổi Kick off hôm đó để nâng cao hiệu quả.

Nội dung của buổi Kick off có thể được xây dựng theo một timeline như sau:

• Giới thiệu về dự án
• Mục tiêu muốn hướng đến, phạm vi của dự án
• Các mốc tiến độ
• Ngân sách
• Chất lượng của dự án
• Những đội ngũ sẽ tham gia và các bên có liên quan
• Kế hoạch truyền thông
• Đánh giá rủi ro và phương án back up plan
• Phiên đối thoại và trao đổi thông tin giữa các đối tác dự án

3.2. Khởi chạy buổi Kick off

Buổi Kick off nên được khởi động bằng những tiết mục sôi động như văn nghệ hoặc mini game, nhằm kích thích sự chú ý cũng như mang lại cảm giác thoải mái cho khách mời tham dự.

Hơn thế nữa, hãy đặt ra những luật lệ chung để buổi Kick off được diễn ra suôn sẻ và hạn chế những mâu thuẫn cũng như sai lầm có thể xảy ra.

Luôn chắc chắn việc rõ ràng trong công bố lý do của buổi Kick off, các nội dung chính cũng như các vấn đề cần trao đổi để những khách tham dự có thể nắm được và đi theo đúng kế hoạch đã đặt ra.

3.3. Điều hướng buổi Kick off

Nếu giữ vai trò là một người dẫn dắt buổi Kick off, thì vai trò của bạn là điều hướng như thế nào để buổi Kick off đi đúng hướng, vấn đề đảm bảo được giải quyết và đi đến được kết quả cuối cùng sau khi buổi Kick off kết thúc.

Nêu rõ được mong đợi, mức hỗ trợ của tất cả các bên tham gia, thúc đẩy sự gắn kết và hợp tác giữa các đối tác nhằm xây dựng sự nhất trí, đảm bảo thành công cho buổi khởi động và toàn bộ dự án

3.4. Tổng kết sau khi buổi Kick off hoàn thành

Phần cuối của các chương trình sẽ là các câu hỏi, buổi Kick off cũng vậy. Phần cuối sẽ có mục câu hỏi và trả lời để các bên giải đáp thắc mắc và làm rõ các thông tin. Đây là phần cũng không kém phần quan trọng để đảm bảo những phần sau này của dự án không xảy ra bất kỳ vấn đề nào liên quan đến việc không rõ ràng hay hiểu lầm.

Sau khi kết thúc, biên bản tổng kết cuộc họp cần được công khai minh bạch, gửi đến cho mọi người tham gia, để đảm bảo các thông tin cần thiết bao gồm lộ trình triển khai chi tiết với phân công trách nhiệm cụ thể và thời hạn hoàn thành cho mỗi nhiệm vụ.

4. Kết luận

Tóm lại, Kick off là một công đoạn quan trọng trong tiến trình của bất kỳ dự án nào, đóng vai trò như điểm khởi đầu để định hướng và tạo đà cho sự thành công. Một buổi Kick off được tổ chức tốt không chỉ giúp làm rõ mục tiêu, vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan mà còn tạo nên tinh thần đồng đội, sự gắn kết và động lực làm việc.

Để tổ chức một buổi Kick off hiệu quả, các doanh nghiệp cần chú trọng đến việc xây dựng kế hoạch chi tiết, lựa chọn thời điểm thích hợp và tạo không khí sôi nổi, thoải mái. Đồng thời, việc chuẩn bị nội dung, điều hướng buổi họp và tổng kết sau khi kết thúc cũng là những yếu tố không thể thiếu để đảm bảo buổi Kick off đạt được mục tiêu đề ra và mang lại giá trị thiết thực cho dự án.